Tu página web puede estar funcionando perfectamente y, aun así, estar incumpliendo algunas obligaciones legales.
Y no hablamos solamente de grandes empresas, tiendas online o multinacionales.
Hoteles, casas rurales, restaurantes, comercios, profesionales, empresas de servicios y pequeños negocios de Cantabria pueden tener formularios, cookies y textos legales que llevan años sin revisarse.
El problema es que una web no queda adaptada para siempre. Cambian las herramientas, cambian los servicios que instalamos, aparecen nuevos sistemas de analítica y, sobre todo, cambian las obligaciones y criterios de cumplimiento.
Hay tres puntos que conviene revisar especialmente.
1. Los textos legales de la web están desactualizados
Es probablemente uno de los problemas más habituales.
Una web puede llevar publicada cinco, ocho o diez años y conservar todavía los mismos textos de privacidad, cookies o aviso legal que se instalaron cuando se creó.
Pero que exista una página llamada “Política de privacidad” no significa automáticamente que la web esté correctamente adaptada.
La información que se facilita al usuario debe ser clara, accesible y adecuada al tratamiento que realmente se realiza. La AEPD recuerda que las cláusulas informativas deben explicar de forma comprensible qué ocurre con los datos personales y evitar fórmulas genéricas o excesivamente farragosas.
Por ejemplo, imagina una web que actualmente utiliza:
- formulario de contacto;
- WhatsApp;
- Google Analytics;
- Google Maps;
- newsletter;
- sistema de reservas;
- servicios externos;
- herramientas de publicidad.
Y su política de privacidad todavía habla de una web que únicamente recoge un nombre y un correo electrónico.
El texto ya no describe lo que realmente ocurre.
Y ese es precisamente uno de los puntos que hay que revisar.
La propia AEPD ha considerado insuficientes políticas de privacidad con explicaciones genéricas que no permiten al usuario conocer claramente el alcance del tratamiento de sus datos.
Una web debe reflejar la realidad de la web
No se trata de copiar un texto legal de otra empresa y cambiar el nombre.
Hay que comprobar qué datos recoge realmente la página, para qué se utilizan, qué herramientas intervienen y qué información se proporciona al usuario.
2. El formulario de contacto no está correctamente preparado para el RGPD
Este es otro clásico.
Entras en una web y encuentras un formulario:
Nombre
Teléfono
Mensaje
EnviarO, como mucho:
“He leído y acepto la política de privacidad.”
¿Es suficiente?
No necesariamente.
Cuando el tratamiento de datos se basa en el consentimiento, este debe ser libre, específico, informado e inequívoco, mediante una clara acción afirmativa. El RGPD no considera válidos el silencio, la inacción o las casillas premarcadas.
Además, hay que diferenciar una cosa importante:
Informar al usuario sobre cómo se tratarán sus datos no es exactamente lo mismo que pedirle consentimiento para un tratamiento que necesita consentimiento.
La AEPD recomienda evitar las casillas genéricas del tipo “He leído y acepto la política de privacidad” cuando realmente se está intentando obtener un consentimiento para un tratamiento concreto.
Por eso, un formulario debería revisarse teniendo en cuenta, entre otras cosas:
- qué datos solicita;
- para qué se solicitan;
- qué información se muestra al usuario;
- cuál es la base jurídica del tratamiento;
- si realmente es necesario obtener consentimiento;
- cómo se obtiene ese consentimiento cuando corresponde;
- si existen tratamientos adicionales, como comunicaciones comerciales.
El detalle que suele pasar desapercibido
No basta con mirar visualmente el formulario.
También hay que saber qué ocurre después de pulsar “Enviar”.
- ¿Dónde llegan los datos?
- ¿Se almacenan en el servidor?
- ¿Se envían por correo electrónico?
- ¿Interviene un CRM?
- ¿Se almacenan en un servicio externo?
- ¿Se utilizan posteriormente para marketing?
La adaptación legal de una web no consiste solamente en colocar una casilla debajo del formulario.
3. El banner de cookies acepta demasiado… y demasiado pronto
Este es probablemente el problema que más fácilmente puedes comprobar tú mismo.
Entras en una web y aparece:
“Utilizamos cookies para mejorar tu experiencia.”
Y tienes un botón grande de:
ACEPTAR
Pero las cookies de analítica, publicidad o determinados servicios de terceros ya pueden haberse cargado antes de que hayas dado tu consentimiento.
Eso es algo que conviene revisar.
La AEPD establece que determinadas cookies requieren consentimiento válido y que las opciones de aceptar y rechazar deben ofrecerse al mismo tiempo, al mismo nivel y con la misma visibilidad.
La Guía sobre cookies de la AEPD distingue además entre las obligaciones de transparencia y obtención del consentimiento y recomienda revisar periódicamente las cookies utilizadas en una web.
¿Qué puede estar cargando tu web?
Aunque tú no hayas instalado nada conscientemente, una página puede incorporar servicios como:
- Google Analytics;
- Google Maps;
- YouTube;
- Meta Pixel;
- herramientas publicitarias;
- sistemas de chat;
- vídeos externos;
- plataformas de reservas;
- fuentes o recursos de terceros.
Y algunos de estos servicios pueden implicar almacenamiento o tratamiento de información.
Por eso poner un banner de cookies no significa automáticamente que las cookies estén correctamente gestionadas.
Hay que comprobar qué carga realmente la página y cuándo lo hace.
¿Cómo saber si tu web tiene alguno de estos problemas?
Haz esta pequeña prueba. Abre tu web en una ventana privada y comprueba:
1. Entra en la política de privacidad
¿Hace referencia a las herramientas y servicios que utilizas actualmente? ¿O parece un texto genérico de hace años?
2. Abre el formulario de contacto
¿Está correctamente informado el usuario? ¿Existe una casilla de consentimiento cuando corresponde? ¿Está sin marcar? ¿La información es clara?
3. Rechaza las cookies
¿Puedes rechazarlas fácilmente? ¿La opción de rechazo tiene una visibilidad equivalente a la de aceptación? ¿Se cargan servicios de terceros antes de tomar una decisión?
Si alguna de estas preguntas te genera dudas, merece la pena revisar la web.
No necesitas rehacer tu página para solucionar esto
Y esta es una cuestión importante para cualquier pequeño negocio.
Detectar un problema legal no significa que tengas que cambiar de página web.
En muchos casos, lo que necesita la web es una revisión:
- de los textos legales;
- de los formularios;
- de las cookies;
- de los servicios externos;
- de las herramientas de analítica;
- y de cómo se cargan determinados recursos.
Una web profesional debería evolucionar cuando cambia el negocio o las herramientas que utiliza.
No tiene mucho sentido invertir miles de euros en una página nueva y después dejar instaladas las mismas configuraciones que estaban mal en la anterior.
¿Quieres saber si tu web necesita una revisión?
He preparado una revisión rápida y sin coste de webs de negocios de Cantabria. Compruebo visualmente los principales puntos relacionados con:
Privacidad · Formularios · Cookies · Información legal
No sustituye una auditoría jurídica ni el asesoramiento de un abogado o especialista en protección de datos, pero puede servir para detectar errores evidentes que conviene corregir.
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Una última recomendación
No esperes a que aparezca un problema para revisar tu web.
La protección de datos no consiste en tener tres enlaces en el pie de página que nadie ha vuelto a mirar desde que se publicó la página.
Tu web debería reflejar cómo funciona realmente tu negocio hoy.
Y eso incluye también la forma en la que recoge, almacena y utiliza los datos de las personas que la visitan.